デジタル技術全盛の時代において、長年親しまれてきたExcelを使った生産管理は、効率性への疑問が徐々に高まっています。 Excel は今後もビジネスの増大するニーズに対応できるでしょうか? それとも変化の時期が来たのでしょうか? この記事は、生産管理で Excel を使用する利点と欠点を詳細に分析し、現在の状況における Excel の有効性を評価するのに役立ちます。
まず、Excel の優れた利点を見てみましょう。
1. 良い価格
今日企業が Excel を使用する主な理由の 1 つはコストの低さです。 また、Excelはパソコン購入時にプリインストールされていることが多く、使用中にコストがかかりません。
2. 使い方もトレーニングも簡単
今日、ほとんどの人が Excel を使用した経験があります。 これは、システムの基本を理解するために従業員をトレーニングする時間と費用を節約することを意味します。
3. 各種取扱説明書やExcelテンプレート
Excel ドキュメント システムはインターネット上に豊富にあり、ユーザーは基本から高度な手順までの手順を見つけることができ、Excel をより流暢に使用するのに役立ちます。 さらに、倉庫管理、生産管理、人事管理などの経営管理のさまざまな種類の作業用の Excel テンプレートは、多くの場合無料で、Microsoft の Web サイトまたは外部ソースから入手できます。 これにより、中小企業は必要なレポートや管理表を作成する際の時間と労力を節約できます。
=> 上記の利点により、Excel は個人事業主や従業員 1 ～ 10 人程度の小規模企業の管理ニーズに応え、作業プロセスが簡素化され、生産プロセスにおける適切な組織と管理の維持に役立ちます。
では、企業規模が大きくなるとどうなるでしょうか？ やはり Excel を使用するのが適切でしょうか?
15年以上、全国の大規模企業向けに生産管理ソフトを導入してきた経験から、Excelを使って生産管理を行う際に以下のような課題があることが分かりました。
1. 部門間でデータに一貫性がない
管理に異なる Excel ファイルを使用する場合、企業内の部門間でデータ システムの使用方法が一致しないことがよくあります (サプライヤーコード、製品コード、材料コード、顧客コードなど…)。 その結果、Excel ファイル間でデータを照合する作業は複雑になり、時間がかかり、管理プロセスに大きな無駄が生じます。
2. 人的ミス
Excel を使用する際にデータを手動で入力すると、人的ミスが発生しやすくなります。 生産計画の場合と同様に、大量のデータがシステムに入力されると、最初は小さなエラーが蓄積し、大きなデータ品質リスクに変わり、信頼の喪失を引き起こし、ビジネスに望ましくない結果を引き起こす可能性があります。
3. データ入力に時間がかかる
データを手動で入力する必要がある場合、特に大量の情報を処理する場合、従業員は仕事を完了するまでに多くの時間と労力を費やす必要があります。 データのチェックと修正が必要な場合、この時間が長くなる可能性があり、作業効率が低下するだけでなく、大きなプレッシャーとなり、従業員の気力にも影響します。
4. 情報セキュリティ
Excel のもう 1 つの欠点は、データのセキュリティの問題です。 Excelファイルでデータを保存・共有すると、場合によっては重要な情報が紛失・漏洩するリスクがあります。 Excel には、データへのアクセスと変更を制御するための強力な承認ツールが用意されていないため、権限のないユーザーが情報に簡単にアクセスして変更してしまうリスクが生じます。 これは、Excelシートで作業している 1 人のユーザーが誤ってまたは意図的にデータの問題を引き起こしたり、重要なデータを失ったりする可能性があるチーム環境では特に重要です。
5. データはリアルタイムでは更新されません
Excel に情報を入力する場合、多くの場合手動で更新する必要があり、リアルタイムでは更新されず、データを同期して社内の部門に反映するのにかなりの時間がかかることがあります。 その結果、データはビジネスの現在の状態を正確に反映せず、意思決定プロセスにおいて曖昧さや不正確さを引き起こす可能性があります。
6. 企業拡大に大きな影響を与える
会社が大きくなればなるほど、書類も多くなります。 Excel で大量のデータや大規模なデータを管理すると、パフォーマンスと処理の問題が発生する可能性があります。 データ入力はフルタイムの仕事となり、データエラーのリスクは増大します。
例：発注管理については、生産管理部門が購買計画を作成し、資材コード、ベトナム名、購入数量、納期などをExcelファイルで購買部門に送信します。購買部門では、資材コード、英語名、サプライヤー、購入数量、納期などの購買データを管理します。 購買部門はサプライヤーに発注する際、生産管理部門から送られてくるExcelファイルを基に発注書を作成するため、比較に時間がかかり、資材コードや購入数量が混同しやすくなり、生産計画に影響します。
一般に、上記の問題は、特にデジタル変革が加速している現在の時代において、管理活動に Excel を適用したいと考えている企業にとって困難と課題を引き起こしています。
結論:
つまり、Excel は、従業員数が 10 ～ 50 人程度で、作業プロセスが単純な個人企業および小規模企業にのみ適しています。 しかし、データ量が多く、操作が複雑な大規模企業にとって、Excelを使用することは非常に困難で時間もかかり、ビジネスが拡大するにつれてパフォーマンスや処理能力に問題が生じます。したがって、企業における生産管理活動にExcelを活用することは慎重に検討する必要があります。 経営効率と情報セキュリティを確保するために、企業はビッグデータ管理のニーズをより適切に満たし、効果的なコラボレーションをサポートし、セキュリティを確保するプロフェッショナルな生産管理ソリューションを目指す必要があります。