Trong thời đại công nghệ số bùng nổ, việc quản lý sản xuất bằng Excel – công cụ quen thuộc từ lâu – đang dần đặt ra nhiều câu hỏi về hiệu quả. Liệu Excel còn đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của doanh nghiệp hay đã đến lúc cần thay đổi? Bài viết này sẽ cùng bạn đi sâu phân tích những ưu và nhược điểm của việc sử dụng Excel trong quản lý sản xuất, từ đó đưa ra đánh giá về tính hiệu quả của nó trong bối cảnh hiện nay.
Trước hết, hãy cùng điểm qua những ưu điểm nổi bật của Excel:
1. Giá cả phải chăng
Một trong những lý do chính khiến các công ty ngày nay sử dụng Excel là giá thành thấp. Bên cạnh đó, Excel thường được cài đặt sẵn khi mua máy tính và không phát sinh chi phí trong quá trình sử dụng.
2. Dễ sử dụng và đào tạo
Hầu hết ngày nay, mọi người đều đã có một số kinh nghiệm sử dụng Excel. Điều đó có nghĩa là tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho việc đào tạo nhân viên để nắm bắt cơ bản về hệ thống.
3. Tài liệu hướng dẫn sử dụng và mẫu Excel đa dạng
Hệ thống tài liệu về Excel phong phú trên internet, người dùng có thể tìm được các hướng dẫn từ cơ bản đến nâng cao, giúp họ nắm sử dụng Excel một cách thành thạo hơn. Ngoài ra, các mẫu Excel cho các loại công việc khác nhau trong quản lý doanh nghiệp như quản lý kho, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự thường miễn phí và có sẵn trên trang web của Microsoft hoặc từ các nguồn bên ngoài. Điều này giúp các doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm thời gian và công sức khi tạo ra các báo cáo và biểu đồ quản lý cần thiết.
=> Với những ưu điểm như trên thì Excel có thể đáp ứng nhu cầu quản lý cho những hộ cá thể, doanh nghiệp có quy mô nhỏ với khoảng 1-10 nhân viên và quy trình làm việc không phức tạp, giúp duy trì tổ chức và kiểm soát vừa đủ trong quá trình sản xuất.
Vậy vấn đề gì sẽ xảy ra khi quy mô doanh nghiệp lớn lên? Excel có còn phù hợp để sử dụng lúc này nữa hay không?
Với kinh nghiệm hơn 15 năm triển khai phần mềm quản lý sản xuất cho các doanh nghiệp với quy mô lớn trên khắp cả nước, chúng tôi đã đưa ra được một số vấn đề gặp phải khi sử dụng Excel để quản lý sản xuất như sau.
1. Dữ liệu không đồng nhất giữa các phòng ban
Khi sử dụng các file Excel khác nhau để quản lý, các bộ phận trong doanh nghiệp thường không thống nhất trong việc sử dụng bộ dữ liệu (như mã nhà cung cấp, mã sản phẩm, mã nguyên vật liệu, mã khách hàng, …). Kết quả là, việc phải khớp dữ liệu giữa các file Excel trở nên phức tạp và tốn thời gian, gây lãng phí đáng kể trong quy trình quản lý.
2. Lỗi của con người
Việc nhập dữ liệu thủ công khi sử dụng Excel, dễ xảy ra lỗi do con người. Với một lượng lớn dữ liệu được nhập vào hệ thống, như trường hợp lập kế hoạch sản xuất, những sai sót nhỏ nhặt ban đầu có thể tích tụ, biến thành những rủi ro lớn về chất lượng dữ liệu, làm mất niềm tin và gây ra hậu quả không mong muốn cho doanh nghiệp.
3. Nhập liệu mất thời gian
Khi phải nhập dữ liệu một cách thủ công, nhân viên phải dành nhiều thời gian và công sức để hoàn thành công việc, đặc biệt là khi xử lý một lượng lớn thông tin. Thời gian này có thể tăng lên nếu phải kiểm tra và sửa chữa dữ liệu, điều này không chỉ làm giảm hiệu suất làm việc mà còn tạo ra áp lực lớn và ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của nhân viên.
4. Bảo mật thông tin
Một nhược điểm khác của Excel là vấn đề về an toàn dữ liệu. Trong một số trường hợp, khi dữ liệu được lưu trữ và chia sẻ qua các tập tin Excel, có nguy cơ mất mát hoặc rò rỉ thông tin quan trọng. Excel không cung cấp các công cụ phân quyền mạnh mẽ để kiểm soát quyền truy cập và sửa đổi dữ liệu, điều này dẫn đến nguy cơ mà người không được phép có thể truy cập và chỉnh sửa thông tin một cách dễ dàng. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường làm việc nhóm, khi một người làm việc trên một bảng tính Excel có thể vô tình hoặc cố ý gây ra sự cố cho dữ liệu, hoặc thậm chí làm mất dữ liệu quan trọng.
5. Dữ liệu không được cập nhật theo thời gian thực
Khi thông tin được nhập vào Excel, nó thường phải được cập nhật thủ công, không được cập nhật theo thời gian thực và có thể mất một khoảng thời gian đáng kể để đồng bộ hóa và phản ánh dữ liệu tới các phòng ban trong doanh nghiệp. Điều này dẫn đến việc dữ liệu không phản ánh đúng trạng thái hiện tại của doanh nghiệp và có thể gây ra sự mơ hồ hoặc thiếu chính xác trong quá trình ra quyết định.
6. Ảnh hưởng lớn đến việc mở rộng doanh nghiệp
Công ty càng lớn thì các tài liệu càng nhiều. Việc quản lý một lượng lớn dữ liệu và quy mô lớn hơn trong Excel có thể gây ra các vấn đề về hiệu suất và khả năng xử lý. Nhập dữ liệu sẽ trở thành một công việc toàn thời gian và nguy cơ lỗi dữ liệu ngày càng tăng.
Ví dụ: Liên quan đến quản lý đơn mua hàng, phòng quản lý sản xuất lập kế hoạch mua hàng và gửi file excel cho phòng mua hàng bao gồm mã NVL tên tiếng việt, số lượng cần mua, thời gian giao hàng,.. Phòng mua hàng quản lý dữ liệu mua hàng như mã nvl tên tiếng anh, nhà cung cấp, số lượng cần mua, thời gian giao hàng… Khi gửi đơn đặt hàng cho ncc phòng mua hàng dựa trên file excel phòng qlsx gửi để tạo đơn đặt hàng dẫn đến mất nhiều thời gian đối chiếu và dễ nhầm lẫn mã nvl, số lượng cần mua gây ảnh hưởng tới kế hoạch sản xuất.
Nhìn chung, những vấn đề trên đã nêu ra những khó khăn và thách thức đối với doanh nghiệp muốn ứng dụng Excel vào hoạt động quản lý, đặc biệt là trong thời đại đẩy mạnh chuyển đổi số như hiện nay.
Kết luận:
Tóm lại, Excel chỉ phù hợp với các hộ cá thể và doanh nghiệp có quy mô nhỏ với khoảng 10-50 công nhân viên và quy trình làm việc không phức tạp. Tuy nhiên, với doanh nghiệp có quy mô lớn hơn, nhiều dữ liệu và nghiệp vụ rắc rối, việc sử dụng Excel sẽ cực kỳ khó khăn và tốn thời gian, gây ra các vấn đề về hiệu suất và khả năng xử lý khi doanh nghiệp mở rộng. Do đó, việc sử dụng Excel cho hoạt động quản lý sản xuất trong doanh nghiệp cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Để đảm bảo hiệu quả quản lý và an toàn thông tin, doanh nghiệp nên hướng đến các giải pháp quản lý sản xuất chuyên nghiệp đáp ứng tốt hơn nhu cầu quản lý dữ liệu lớn, hỗ trợ cộng tác hiệu quả và đảm bảo tính bảo mật cao.